Quand mes données me font perdre le nord

Portrait de Benoît Duchaine

Le problème : j'ai des données partout, mais c'est difficile d'extraire de l'information pertinente!

La plupart du temps, une entreprise qui débute, cumule de l'information en utilisant divers outils faciles à installer. Souvent, ça commence avec des formulaires papier qu'on garde dans des dossiers. Ensuite, viennent les feuilles Excel dans lesquelles une partie ou l'entièreté des informations de ces formulaires est inscrite dans les fiches afin d'en tirer des statistiques.

Certaines entreprises poussent un peu plus loin et vont avoir une petite base de données faite avec MS Access ou encore FileMaker afin de mettre un peu d'ordre dans les données. Les plus chanceux, ou malchanceux selon la personne qui l'a monté, auront des écrans de saisis qui permettent d'entrer les données de façon mieux organisée et mieux structurée.

Où est le problème avec les fichiers Excel?

Honnêtement, il n'y a pas vraiment de problème avec un ou plusieurs fichiers Excel. Ce logiciel est capable de lire des données de plusieurs sources et est capable de générer pleins de graphiques et pleins de calculs. Les problèmes commencent quand il est nécessaire de créer une multitude de fichiers Excel, des macros et des modules de fonctions afin d'arriver à générer ces statistiques. À ce moment-là, on se rapproche plus d'un logiciel de statistiques fait sur mesure pour votre entreprise.

Les problèmes les plus communs sont :

  • Un fichier Excel ne peut être ouvert et manipulé que par un seul usager. Les problèmes commencent donc lorsque plusieurs personnes doivent générer des statistiques.
  • Les multiples copies des différentes versions des fichiers Excel. Comme la feuille Excel s'améliore dans le temps, on se retrouve à avoir plusieurs versions différentes. Si vous n'avez pas une très bonne procédure, sans le savoir, vous allez générer des statistiques avec une version de la feuille Excel qui calcule mal ou bien qui a des bogues.
  • La maintenance est ardue. Si la source des données change de place, les chances sont bonnes pour qu'on doive repasser au travers de toutes les différentes feuilles Excel afin de modifier la nouvelle place de la source.
  • La validité des données sources. À moins d'avoir une feuille Excel qui se connecte directement à une base de données, un usager peut toujours douter si les données qu'il voit sur la feuille proviennent des données actuelles.

J'ai une base de données, mais pourquoi c'est encore difficile d'en extraire l'information?

Ahhhh, il est normal de se dire que si j'ai une base de données, je devrais avoir toutes les statistiques que je veux facilement. Mais il n'est pas donné à tout le monde de pouvoir créer une base de données qui est bien structurée et encore moins, qui puisse facilement s'améliorer dans le temps.

Plus une base de données a de l'âge, plus elle a des chances d'avoir des lacunes au niveau de la structure.

Il n'est pas rare de mettre le nez dans une base de données et de se demander pourquoi elle a été construite comme ça. Parfois, c'est une question d'historique. Plus une base de données a de l'âge, plus elle a des chances d'avoir des lacunes au niveau de la structure. Une base de données mal structurée empêchera d'avoir un rapport fiable. Une entrée de données dont la validation n'est pas faite correctement pourrait laisser l'usager entrer des doublons, faire des fautes d'ortographes ou encore générer de multiples versions d'une même donnée (par exemple, le nom d'une ville: Monréal, Montreal, Ville de montréal, Montéral, etc.). 

Toutes ces petites erreurs non réfléchies rendent difficile, voire impossible la génération de statistiques.

Ok, et c'est quoi la solution?

Il n'y a pas qu'une seule solution. Chaque cas est unique et il y aura plusieurs solutions possibles. Le facteur le plus déterminant sera choisi en répondant à cette question : Quelle est l'importance de l'exactitude de mes données?

S'il est important d'avoir une exactitude des données, il vous faudra une base de données, une excellente structure et vous assurer que la saisie de donnée soit bien validée. Accepteriez-vous d'avoir un logiciel de comptabilité qui vous donne une marge d'erreur de 10% sur vos entrées et sorties d'argent? Sûrement pas. Par conséquent, il faut prendre le temps de bien penser à vos données. À l'inverse, lorsqu'on veut simplement avoir un aperçu pour lequel on accepte une marge d'erreur, il n'est pas nécessaire de dépenser une fortune.

C'est bien beau tout ça, mais je fais quoi maintenant?

Il existe plusieurs étapes afin de mettre un peu clarté dans ce fouilli :

  • Faire un bilan de tous vos fichiers et sources des données utilisées (Excel, Access, SQL Server, FileMaker, etc.)
  • Énumérer les dépendances entre les fichiers et les sources de données. Parfois, une feuille Excel aura besoin d'une autre feuille Excel pour être capable de faire des statistiques. Il ne faut pas oublier de les prendre en considération.
  • Simplifier! Keep It Simple! Voyez à réduire et à consolider le nombre de fichiers différents. Il arrive souvent qu'on en a trop et qu'ils n'apportent que très peu de valeur.
  • One to rule them all! Si le nombre n'est pas trop imposant, il est possible de tous les réunir sous un seul et même fichier (ou Access). Attention! Plus on en réunit, plus il devient difficile de faire la maintenance et le déboguage.
  • Un générateur de rapport? Il existe des produits, certains même gratuits, qui permettent d'avoir en un seul endroit les rapports qu'on veut. Ces outils permettent d'avoir accès à ces rapports même lorsqu'on est en voyage ou à la maison.
  • Un nouveau logiciel? Si l'entrée de données est chaotique, mais qu'il est important d'avoir une super qualité lors de la saisie, il faut passer à un logiciel monté sur mesure ou encore un qui peut s'acheter.
  • Votre logiciel Access est difficile à maintenir? C'est fréquent. Access devient d'une lourdeur effroyable avec le temps et avec la complexité du code. Il est possible de développer en parallèle une solution qui déchargera Access.

Si vous êtes découragés par le nombre de fichiers, par la complexité des dépendances entre les fichiers ou pire encore, à l'idée de simplement faire l'inventaire, c'est que vous êtes rendu à une étape où vous devez avoir recours à une expertise. Nous pouvons vous aider.